不建議在日本的日常生活中使用日語的「正本」一辭
中文口語的「正本」,通常意指不是複本之意。關於這個意思的「正本」,其正確的日文應是「原本(げんぽん)」。
日語的日常會話中其實不常用「正本」一辭。筆者也不建議使用,只建議使用「原本」與「写し」或是「コピー」等意思明瞭的用辭,其他的用辭容易被誤解。因為日語的同音字太多了。舉例如下:
 
正本(しょうほん) :原本之意【建議只使用「原本」一辭】
正本(せいほん) :写し之意。但指無遺漏且法令上具有謄寫權限的人作成之物
抄本(しょうほん):写し之意。但指只謄寫一部分內容之物【建議使用「抜粋」一辭】
謄本(とうほん) :写し之意【建議直接使用「写し」一辭】
 
看了上述四個辭,特別是前三個辭的發音,讀者應可想像如果愛用專有名詞的話反而容易造成混亂。例如,書信中如只單純提及「正本」而未附上註記的話,不知是「せいほん」還是「しょうほん」。除非是雙方知道其慣用之意,或是能從上下文的文脈中判斷的話,不然容易造成誤解。
而且口頭上講到「しょうほん」的話,即使自己心裏想的是「抄本」,但聽的人可能聽成「正本」。日語的同音字太多,反容易造成誤解。
總之,這些專有名詞不建議使用,用了也沒好處,律師也都儘量避開使用。語言是用來溝通的,因此建議以最明確無誤、且大家都聽的懂的「原本」與「写し」或是「コピー」。
 
文書的「原本」該好好保存嗎?
文書當然都該好好保存。但如果保存文書的費用增加的時候,該如何節約?
基本上,依文書性質,可以將該文書電子化以保存電子檔案之後廢棄其「原本」,但廢棄文書之選別十分重要。以下介紹選別之例。
 
流動性質的證明文件可適時廢棄其「原本」
法律實務上常見的證明文件如下,請問哪一類的「原本」可優先廢棄掉?
 
1 戶籍謄本、住民票、印鑑證明等公家機關發行之文件
2 契約書、念書、受領書等當事人作成之文件
 
公家機關發行的文件當然十分重要。公家機關發行的證明文件甚多,從出生證明到死亡證明,居住證明甚至無犯罪記錄之證明(所謂的「良民證」)都有。本題如果不先告知結論、讓讀者自行回答的話,筆者猜想,或許多數的讀者會回答2。不過本題的正確答案是1。也就是,可優先廢棄掉戶籍謄本、住民票、印鑑證明等流動性質的公家機關發行資料之「原本」。理由如下。
 
大多數的公家機關發行之證明文書在法律實務(金融界的實務似乎也相同)上只取其「證明」之效用。而「證明」一事本自有其效期存在。在效期過後,該證書雖不立即成為廢紙,但該證書之實際效用僅限於對過往之事實的證明而已。但對於過往之事實,在法律實務上通常採用其他的證明方法,以至這些過期公文書在實務上幾乎派不上用場。特別是住民票、戶籍謄本、印鑑證明等文件十分容易取得,因此廢棄「原本」,只保存其電子檔案的話幾乎無任何損失。舉例來說,半年之前年發行的「印鑑登録証明書」幾乎沒用,可以把「原本」丟掉。因為該證明書通常是證明發行當天的印鑑之印影。但印鑑是可隨當事人高興而任意更換的(更換後,只要去市町村區公所再登錄一次即可),是最典型的流動性資料,因此太久以前的印鑑證明基本上沒有人會收取。戶籍與住民票也是一樣。住址是可以任意遷移的,戶籍資料中的一部分雖然永遠無法更改,不過戶籍地也可以移轉,甚至可以以婚姻、養子緣組或法院裁定等方式來更改姓名,因此戶籍的內容也屬流動性資料。
 
最近日本災難甚多,特別是2011年的東日本大震災當時因為市町村公所的檔案等尚未完全電子化,而有些市町村公所因海嘯而流失了部分文件。因此,如保存過期資料之「原本」的話可避免此類災難時之狀況。但東日本大震災之後日本已加速了公家資料的數位化,今後保存公家機關發行之過期資料的意義將變的更小。
 
不過,出生證明或死亡證明等1次性事件之證明資料,因性質上該證明文件無期效,該保存「原本」。
 
最後,當事人之間作成的文件,因為只有當事人可能保有該文件,如果廢棄的話可能造成不少潛在的問題。舉例來說,只保存電子檔、確不保存「原本」,而最後因該契約履約上的問題而上法院的話,可能會被對方質疑「為何手上不留『原本』? 保存『原本』的費用很高嗎? 你是因為這個契約沒履約上的問題所以才把『原本』廢棄掉了不是嗎?」。總之,契約等資料的「原本」,建議保存到已確信將來沒任何問題之後才可廢棄。
 
(本文由玉山法律事務所提供)
 
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