中文口語的「正本」，通常意指不是複本之意。關於這個意思的「正本」，其正確的日文應是「原本（げんぽん）」。

日語的日常會話中其實不常用「正本」一辭。筆者也不建議使用，只建議使用「原本」與「写し」或是「コピー」等意思明瞭的用辭，其他的用辭容易被誤解。因為日語的同音字太多了。舉例如下:

 

正本（しょうほん） ：原本之意【建議只使用「原本」一辭】

正本（せいほん）　：写し之意。但指無遺漏且法令上具有謄寫權限的人作成之物

抄本（しょうほん）：写し之意。但指只謄寫一部分內容之物【建議使用「抜粋」一辭】

謄本（とうほん）　：写し之意【建議直接使用「写し」一辭】

 

看了上述四個辭，特別是前三個辭的發音，讀者應可想像如果愛用專有名詞的話反而容易造成混亂。例如，書信中如只單純提及「正本」而未附上註記的話，不知是「せいほん」還是「しょうほん」。除非是雙方知道其慣用之意，或是能從上下文的文脈中判斷的話，不然容易造成誤解。

而且口頭上講到「しょうほん」的話，即使自己心裏想的是「抄本」，但聽的人可能聽成「正本」。日語的同音字太多，反容易造成誤解。

總之，這些專有名詞不建議使用，用了也沒好處，律師也都儘量避開使用。語言是用來溝通的，因此建議以最明確無誤、且大家都聽的懂的「原本」與「写し」或是「コピー」。

 

文書當然都該好好保存。但如果保存文書的費用增加的時候，該如何節約?

基本上，依文書性質，可以將該文書電子化以保存電子檔案之後廢棄其「原本」，但廢棄文書之選別十分重要。以下介紹選別之例。

 

法律實務上常見的證明文件如下，請問哪一類的「原本」可優先廢棄掉?

 

1 戶籍謄本、住民票、印鑑證明等公家機關發行之文件

2 契約書、念書、受領書等當事人作成之文件

 

公家機關發行的文件當然十分重要。公家機關發行的證明文件甚多，從出生證明到死亡證明，居住證明甚至無犯罪記錄之證明（所謂的「良民證」）都有。本題如果不先告知結論、讓讀者自行回答的話，筆者猜想，或許多數的讀者會回答2。不過本題的正確答案是1。也就是，可優先廢棄掉戶籍謄本、住民票、印鑑證明等流動性質的公家機關發行資料之「原本」。理由如下。

 

大多數的公家機關發行之證明文書在法律實務(金融界的實務似乎也相同)上只取其「證明」之效用。而「證明」一事本自有其效期存在。在效期過後，該證書雖不立即成為廢紙，但該證書之實際效用僅限於對過往之事實的證明而已。但對於過往之事實，在法律實務上通常採用其他的證明方法，以至這些過期公文書在實務上幾乎派不上用場。特別是住民票、戶籍謄本、印鑑證明等文件十分容易取得，因此廢棄「原本」，只保存其電子檔案的話幾乎無任何損失。舉例來說，半年之前年發行的「印鑑登録証明書」幾乎沒用，可以把「原本」丟掉。因為該證明書通常是證明發行當天的印鑑之印影。但印鑑是可隨當事人高興而任意更換的(更換後，只要去市町村區公所再登錄一次即可)，是最典型的流動性資料，因此太久以前的印鑑證明基本上沒有人會收取。戶籍與住民票也是一樣。住址是可以任意遷移的，戶籍資料中的一部分雖然永遠無法更改，不過戶籍地也可以移轉，甚至可以以婚姻、養子緣組或法院裁定等方式來更改姓名，因此戶籍的內容也屬流動性資料。

 

最近日本災難甚多，特別是2011年的東日本大震災當時因為市町村公所的檔案等尚未完全電子化，而有些市町村公所因海嘯而流失了部分文件。因此，如保存過期資料之「原本」的話可避免此類災難時之狀況。但東日本大震災之後日本已加速了公家資料的數位化，今後保存公家機關發行之過期資料的意義將變的更小。

 

不過，出生證明或死亡證明等1次性事件之證明資料，因性質上該證明文件無期效，該保存「原本」。

 

最後，當事人之間作成的文件，因為只有當事人可能保有該文件，如果廢棄的話可能造成不少潛在的問題。舉例來說，只保存電子檔、確不保存「原本」，而最後因該契約履約上的問題而上法院的話，可能會被對方質疑「為何手上不留『原本』? 保存『原本』的費用很高嗎? 你是因為這個契約沒履約上的問題所以才把『原本』廢棄掉了不是嗎?」。總之，契約等資料的「原本」，建議保存到已確信將來沒任何問題之後才可廢棄。