・存證信函是什麼?

 法律實務上的「存證信函」(日語為「內容証明郵便」),應證明發信人對收信人傳達的特定內容,證明此內容已被傳達的事實,以及證明傳達的時期。常用於催繳欠款、解約、債權讓與之通知、或是發警告信函之時。

 寄發一封存證信函只需不到2000日幣,而且適時利用的話對收件人有絕大的警告效果,可促進關係人的守法意識。但請注意以下兩點:

・第1日本郵便局的「內容証明郵便」服務的機能不完全

 法律實務上,寄存證信函時,須同時利用日本郵便局的「内容証明郵便」和「配達証明」的兩個服務。郵局的「內容証明郵便」服務只證明歷史上存在的特定文書的內容,以及郵局已將此文書寄出之事,卻不證明此文書已寄達收信人處一事。因此,寄存證信函時,不可遺忘「配達証明」。

・第2建議使用「電子內容証明」的網上服務

 「內容証明郵便」屬傳統方式。理論上,只要有信紙、信封、現金、和印章就可發出存證信函。但須自行遵守單頁的行數限制、單行的字數限制、字種的限制,還要自製3份相同內容的文書,否則郵局不受理。另外,寄件時須自行尋找「郵政認証司」在勤的郵局,因此有時、地之限。而且寄件時可能不小心忘了「配達証明」。少利多害,不建議一般人使用。

  相較之下,郵局的「電子內容証明」服務不只便宜,且提供標準範本格式的docx檔,且線上審核文件格式、使用字種等技術性細節,寄件前還可預覽信件內容,確認畫面中會自動提示「配達証明」的選項、防止遺漏,安心好用。而且24小時可在家發信,以信用卡支付,快速便利。理論上,持信用卡至網咖就可發函。

  詳細用法請參照郵局網頁(https://e-naiyo.post.japanpost.jp/)。

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